건강보험 연말정산 총정리 및 건강보험 보수총액신고 하기

매년 초가 되면 전년도에 발생한 소득에 대해 여러가지 정산작업이 이루어진다. 가장 대표적인 것은 아무래도 근로소득 연말정산이다. 근로소득자에 대해 전년도에 발생한 근로소득과 여러가지 소비를 총 정리하는 가장 큰 연례행사이다. 여기서 만약 근로소득자가 아니거나 근로소득 외 다른 소득이 있다면 5월 종합소득세신고를 진행할 것이다. 그리고 4대보험에 대해서도 공단별로 소득신고 및 정산이 이루어진다. 이 때 4대보험 공단별로 이루어지는 정산은 작년 한 해 동안 발행한 과세소득을 신고하면 대부분 끝나는데, 이 중 건강보험 정산은 특히나 근로자들이 관심있어하고 중요하다.

건강보험 연말정산을 하게되면 근로소득 연말정산과 같이 추가 납부를 하거나 환급을 받게된다. 단, 소득과 소비 등 여러가지를 복합적으로 반영하는 근로소득 연말정산과 달리 건보 연말정산은 보수총액을 기준으로 하다보니 대부분 매년 상승하는 급여 때문에 보통은 추가로 납부를 하게된다(이부분은 아래에서 다시 자세히 이야기 하겠다.). 그러다보니 건보 연말정산 후 한번에 부과되는 보험료 때문에 건강보험료 폭탄을 맞는 경우도 많았다.

이러한 건보 연말정산은 매년 1월에서 4월까지 진행되는데, 근로자가 따로 해야되는 것은 없고 사용자가 안내문을 받고 신고를 하고 정정과정을 거쳐 급여에 반영하면 끝이난다. 회사 입장에서도 전년도 근무자 및 근무기간, 그리고 실제로 받은 급여만 잘 입력하면 끝이 나기 때문에 복잡하거나 어려운 것은 없다. 이번 포스팅에서는 건강보험 연말정산에 대한 전반적인 내용을 다루고, 이후에 회사 담당자 입장에서 건강보험 연말정산 신고를 직접해보면서 방법을 상세하게 공유하고자 한다.

 

 

건강보험 연말정산이란

건강보험 연말정산이란 전년도 보수총액을 신고하면 이를 바탕으로 건강보험 공단에 신고되어 있는 전년도 보수총액을 기준으로 부과된 보험료와 실제로 전년도에 근로자가 받은 보수총액에 대한 보험료를 비교해서 차액을 환급받거나 추가로 납부하는 것을 말한다.

예를 들어, 근로자 A는 건강보험 공단에 월 300만원으로 신고되어있다고 하자. 이는 2022년 귀속 건강보험 연말정산을 통해 등록된 금액이다. 그리고 2023년에는 이 300만원을 기준으로 건강보험료가 산정되어서 매월 99,260원이 부과되었다. 하지만 실제로 2023년 초에 급여가 상승하여 매 월 320만원을 받았다고 하자. 원래였다면 320만원을 기준으로 산정된 건강보험료 106,350원만큼을 납부했어야 됐으나, 공단에는 300만원으로 되어있기 때문에 더 적은 99,260원만 청구되어 이 금액으로 납부하게된 것이다. 그리고 2024년이 되어 2023년 귀속 건강보험 연말정산을 진행하였고, 그 결과 실제 소득보다 적게 납부하였으므로 추가로 청구가 되어 납부를 하게 되었다.

이런식으로 건강보험 연말정산을 하게되면 전년도 실제 소득을 기준으로한 건강보험료를 계산하여 추가로 납부하거나 환급받게 된다. 동시에 다음 건강보험 연말정산까지 적용할 보수월액도 산정하여 적용하게 된다.

 

 

 

건강보험료 폭탄

앞서 4대보험 정산 중 건강보험이 꽤나 중요하다고 했는데, 그 이유는 건강보험 연말정산을 하게되면 추가로 보험료를 납부해야되는 경우가 많으며 이 경우 금액도 클 수 있기 때문이다. 근로자들 중 상당수는 매년 급여가 상승한다. 하지만 기본적으로 공단에 신고된 보수총액은 그 전년도에 받은 소득을 기준으로 하게 된다(물론 보수월액 변경신고를 따로 하는 곳도 있다.). 그렇기 때문에 올해 받는 급여는 전년도 급여보다 더 높아졌으나 건강보험료는 전년도 소득을 기준으로 하게되어 더 적게 납부하는 경우가 많다. 그러다보니 매년 건강보험 연말정산을 실시하면 과소납부된 건강보험료에 대해 추가로 납부해야되는 근로자가 많이 생기곤 한다.

한때는 매년 4월만되면 건강보험료 폭탄에 대한 기사가 우수수 쏟아졌다. 위와 같은 상황이 되는 근로자가 많은데 이를 모르고 있다가 한번에 건강보험료를 내라고 하니 다들 부담스러운 것이다. 적게는 몇 만원부터 몇 십 만원, 많게는 백만원 이상 납부하는 경우도 많았다. 다행히도 이제는 연말정산 결과 추가로 납부해야되는 보험료가 일정금액 이상이면(2023년도분 기준 9,890원) 별도 신청 없이 10회 분할해서 청구되도록 하고 있다. 이덕분에 이제 건강보험료 폭탄이라는 말은 점점 사라지고 있다.

 

 

 

건강보험 연말정산 진행 절차

절차	진행방향	내용	2023년도 귀속 연말정산시 진행일정
보수총액 신고 안내	공단 > 사업장	수총액통보서 발송	2024. 01. 25
보수총액 신고	사업장 > 공단	보수총액신고서 제출	2024. 01. 26 ~ 03.10
연말정산 보험료 안내	공단 > 사업장	산출내역서 발송	2024. 03. 28
착오자 변경 신고	사업장 > 공단	착오자 변경서 제출	2024. 04. 15
연말정산 보험료 부과	공단 > 사업장	연말정산 추가보험료 (10회 분할고지)	2024. 04월분 보험료에 고지

건강보험 연말정산은 총 위의 다섯가지 절차에 따라 진행된다. 근로자는 따로 무언가를 제출하거나 해야되는 것은 없고, 회사는 기한에 맞춰 잘 신고하고 잘 확인하고 급여에 잘 반영하면 되는 것이 요약이다.

하나씩 자세히보면, 우선 첫번째 보수총액 신고 안내는 공단에서 안내문과 함께 전년도 보수총액을 신고하라고 통보가 오게된다. EDI로 신청한 경우 EDI로, 그렇지 않다면 우편으로 올 것이다. 보수총액통보서를 받고나서부터 이제 보수총액 신고를 진행하면 된다. 신고방법은 아래에서 자세히 다루겠지만, 전년도 말일 계속근로자를 기준으로 과세급여의 총합과 근무개월수를 신고하면 끝이다.

 

그러고 나서 3월말쯤이 되면 신고 결과인 산출내역서를 받아보게 된다. 회사 담당자은 이를 확인해서 누락이 됐거나 잘못 신고된 근로자가 있다면 변경신고를 진행하면 되고 만약 근로자가 원할경우 10회 분납을 1회에서 10회 이내로 변경신청할 수도 있다. 그리고 이후 산출내역서를 바탕으로 4월분 보험료부터 건강보험 연말정산분이 반영이되어 청구가 된다.

 

 

 

건강보험 연말정산의 결과

건강보험 연말정산을 진행하면 두 가지 결과가 나오는데, 이 두가지를 확인하여 업무에 반영하면 된다.

 

연말정산 보험료 부과

우선 첫번째는 근로자별로 산출된 전년도 귀속 보험료가 어떻게 되었는지, 그래서 얼마를 추가 납부 해야되거나 환급 받아야 되는지가 나온다. 이는 4월분 보험료에 추가부과 되거나 환급되어 나온다. 추가납부할 경우 기본적으로 10회분할로 납부를 하도록 되는데, 이경우 4월분 보험료부터 10회간 매월 추가부과된다. 이를 급여에 잘 반영하면 된다.

 

다음 보수월액 적용

두번째는 새로운 보수월액이 나오는 것이다. 건강보험료는 보수월액을 기준으로 산정된다. 최초 입사시에는 취득신고시 기입한 보수월액이 등록이 되고, 이후에는 매년 건강보험 연말정산을 통해 보수월액이 결정된다. 물론 도중에 보수월액 변경신고도 가능하지만, 별도로 하지 않는다면 연말정산을 통해 산출된 보수월액으로 1년간 보험료가 산정된다.

 

만약 이번에 2023년도 귀속 연말정산을 진행했다면, 이 결과 나오는 근로자별 보수월액이 2024년 4월부터 2025년 3월까지 적용된다. 만약 연말정산 결과 보수월액이 330만원이 되었다면, 별도로 보수월액 변경신고를 하지 않는 이상 다음 1년간 보수월액은 이 금액으로 적용된다.

 

 

 

건강보험 보수총액신고 미신고 과태료

당연하지만 건강보험 연말정산도 보수총액을 신고하지 않으면 과태료가 있다. 정당한 사유 없이 미신고할 경우에는 국민건강보험법 제119조에 의해 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있다. 

 

건강보험 보수총액 신고

건강보험 연말정산을 진행할 때 사용자는 공단에 근로자별로 전년도 보수총액 신고를 해야된다. 신고기한은 전년도 귀속분에 대해 당해 3월 10일까지로 되어있고, 매년 안내를 해준다. 신고내용은 전년도 귀속 보수총액과 근무월수이다. 보수총액은 건강보험 산정에 기본이 되는 것으로, 회사에서 지급한 연간 과세소득의 합이다. 신고방법은 안내문에 따르면 EDI, QR, FAX, 우편, 방문으로 관할지사에 신고하면 된다고 한다. 보통은 EDI로 받아보기를 신청했다면 EDI를 통해 신고를 하면 되고, 우편으로 받아보는 곳은 FAX로 신고를 하게 될 것이다.

만약 근로자 B씨는 2023년 2월에 입사해서 기본급 300만원에 비과세식대가 20만원을 급여로 받았다고 하자. 이경우 보수총액은 2023년 한해동안 받은 과세소득의 합인 3,300만원이며, 근무월수는 11이 된다.

 

 

건강보험 보수총액 신고하기

이제 본격적으로 보수총액 신고를 진행해보려고 한다. 바로 위에서 이야기 했듯이 보수총액 신고방법은 EDI, QR, FAX, 우편, 방문 등 여러가지가 있다. 하지만 이중 실질적으로는 EDI와 팩스 두가지를 주로 사용할 것이기 때문에 이 두가지 방법으로만 설명해보겠다.

 

팩스로 보수총액 신고 방법

건강보험 EDI를 통해 문서를 받아보겠다고 따로 신청하지 않은 경우 직장가입자 보수총액 통보서가 안내문과 함께 회사로 우편으로 오게된다. 

2023년도 귀속 건강보혐 연말정산을 위한 보수총액 통보서(회신용) 우편이다. 우선 위 통보서에서 왼쪽 회색영역에 증번호, 성명, 기본인적사항, 부과총액등은 다 입력되어있다. 여기서 우리가 작성해야되는 것은 오른쪽 빨간색 박스 안의 내용이다.

 

우선 2023년도 보수총액이라고 되어있는 곳에는 2023년도 한해동안 본 사업장에서 받은 과세급여의 합을 기입한다. 그 옆에있는 근무월수에는 2023년 한해동안 근무한 개월수를 입력하면 되는데, 해당월에 하루라도 근무를 해서 보수를 받았다면 개월수에 포함하면 된다.

 

예시1) 근로자 A
 - 월급여: 기본급 300만원 + 비과세식대 20만원
 - 근무기간: 2022년 1월입사, 2024년 현재 계속근무중
 → 2023년도 보수총액: 300만원 X 12개월 = 3,600만원
 → 근무월수: 12 (2023년 1월 ~ 12월)

예시2) 근로자 B
 - 월급여: 기본급 300만원 + 비과세식대 20만원
 - 근무기간: 2023년 10월 31일 입사, 2024년 현재 계속근무중
 → 2023년도 보수총액: (10월급여 96,774원) + (11~12월급여 300만원 X 2개월) = 6,096,774원
 → 근무월수: 3 (2023년 10월 ~ 12월)

예를들면 위와 같다. 보수총액은 2023년에 받은 과세급여의 합으로, 만약 비과세 급여항목이 있다면 이는 제외하고 합해준다. 또한 개월수는 만으로 계산하는 것이 아닌, 1일이라도 보수를 받은 월이 있다면 이를 포함해서 산정한다. 위의 예시2에서 10월 31일에 입사했고 1일분에 대한 보수를 받았으므로 10월도 포함하여 근무개월수는 3으로 기입한다.

 

근로자별 보수총액과 근무월수를 모두 기입했으면, 통보서 아래쪽에 담당자 정보와 날짜, 사용자, 인감날인을 한 뒤 해당 통보서 위쪽에 기입되어 있는 관할지사 팩스로 전송하면 된다. 건강보험 연말정산 신고결과는 2023년 귀속 기준 3월 28일 이후에 산출내역서를 각 사업장으로 일괄 발송하여 안내를 해준다.

 

 

 

EDI 보수총액 신고방법

다음은 EDI를 통해 웹에서 바로 기입하여 신고하는 방법이다. EDI를 통해 신고하기 위해서는 사전에 EDI를 통해 전자문서를 받기로 신청을 했어야하고, 우편으로 받는 것과 비슷한 방식으로 EDI를 통해 보수총액 통보서 전자문서를 받으면 이를 확인 후 회신하는 방식이다. 만약 사전에 EDI 사용을 신청하지 않은 경우에는 EDI 회원 가입 및 문서수신 등록을 한 뒤 관할지사에 문의를 해보면 된다.

 

EDI를 통해 건강보험 보수총액 신고를 하기 위해 EDI 사이트로 접속한다. 검색사이트에서 건강보험 EDI 라고 검색하면 나오는 사이트이다. 여기서 공동인증서 혹은 기타 인증서를 통해 로그인을 해준다.

 

 

로그인을 완료했으면 상단에 있는 신고/제증명 바로가기를 클릭해준다.

 

 

그러면 위와 같이 여러가지 메뉴들이 드롭다운되어 나오는데, 여기서 신고/신청 탭에서 건강보험료 섹션의 '직장가입자 보수 총액 통보서'로 들어가준다.

 

 

EDI 새 창이 뜨고 직장가입자 보수총액 통보서를 작성하는 페이지가 나왔다. 보수총액 통보서는 우리가 일일이 작성하는 것이 아니고 건강보험공단에서 통보서를 보내주면 거기에 전년도 보수총액과 근무월수를 기입하여 회신하는 방식으로 진행된다. 따라서 통보서를 조회하기 위해 상단에 있는 조회를 선택해 준다.

 

 

그러면 위와 같은 새 창이 뜨고, 보수총액통보서에 대해 수신된 문서들이 나온다. 이중 최근자료를 선택해 열기를 눌러본다. 만약 열었을 때 보수총액 통보서가 아니라면 다른 자료를 열어서 찾아본다.

 

 

EDI로 수신받은 보수총액 통보서이다. 앞서 살펴본 우편으로 받은 통보서처럼 소속 인원들에 대한 인적정보와 보험료 등은 기본으로 들어가있다. 여기서도 우편으로 받은 통보서와 같은 방식으로 근로자별로 보수총액과 근무월수를 기입해줘야된다.

 

우선 근로자 수가 많지 않을 경우, 위의 웹창에서 직접 한명씩 기입하는 방법으로 진행해도 된다. 아래쪽에 첫번째 인원을 선택한 뒤 ②, ③번에 보수총액과 근무월수를 기입한다. 기입하는 방법은 앞서 FAX로 보내는 방식에서 설명한 내용을 참고하면 된다. 대충 짧게 언급하자면 보수총액은 1년간 지급한 과세급여의 합을 기입하면 되고, 근무월수는 보수를 지급받은 월은 모두 포함하여 기입하면 된다.

 

근로자 한 명에 대해 ②, ③번에 기입을 했으면 엔터키를 누르거나 ④번 수정버튼을 눌러주면 된다.

 

 

그러면 위와 같이 첫번째 근로자에 대해 아래쪽에 보수총액과 근무월수가 입력되고 빨간색 글씨로 변경된다. 그리고 동시에 수정부분이 기준 N에서 Y로 바뀐다. 이렇게 한명한명을 입력해 나가는 방식이다. 하지만 직접 해보면 알겠지만, 인원이 수십명이 이상이 되면 이것을 일일이 보고 적기는 힘들 것이다. 그럴경우 아래의 방식으로 진행하면 간단하다.

 

 

파일내리기 버튼을 통해 양식파일을 내려받고, 양식파일에 일괄입력 후 업로드하여 처리하는 방식이다. 우선 파일내리기 버튼을 눌러준다.

 

 

그러면 창이 하나 뜨면서 저장할 파일형식을 선택하라고 나온다. 몇가지 방식이 있지만, 아무래도 엑셀에서 처리하는 것이 편하지 않을까 싶다. 엑셀형식 중 하나를 선택하여 확인을 누르면 엑셀이 내려받아진다.

 

 

엑셀을 켜면, 역시 기본정보들은 다 입력이 되어있다. 여기서 오른쪽에 전년도 보수총액과 근무월수를 기입해줘야되는데, 기본적으로는 0으로 입력되어있으니 이를 지우고 근로자별로 값을 넣어주고 파일을 저장해준다.

 

 

다시 EDI로 돌아와서, 이번엔 파일올리기 버튼을 눌러준다.

 

 

내려받았을 때와 같은 형식을 선택한 뒤 확인을 눌러준다. 그러면 업로드창이 뜨고 내려받아 수정한 파일을 선택해서 업로드해주면 된다.

 

 

그러면 모든 근로자에 대한 정보가 한번에 업로드되고, 수정이 모두 Y 로 변한 것도 알 수 있다. 혹시모르니 한번 다시 확인해주고 이상이 없다면 위쪽에 있는 임시저장버튼을 한 번 눌러주고나서 신고(전송)/신청 버튼을 눌러준다.

 

 

그러면 위와 같이 정상적으로 신고되었다는 알림창도 확인 가능하다.

 

 

그리고 EDI 홈페이지 메인으로 돌아오면, 보낸분서에 직장가입자 보수총액 통보서를 보냈다는 내역이 나오고, 현재는 처리중이라는 것을 알 수 있다. 이렇게하면 보수총액 신고는 끝난다.

 

 

 

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마무리

이번 포스팅에서는 건강보험 연말정산에 대한 전반적인 내용에 대해서 알아보고, 보수총액 신고도 진행해 보았다. 연말정산이라고는 하지만 근로소득 연말정산에 비하면 아주 쉽고 간단해서 담당자 입장에서도 부담되는 업무는 아니다. 다만 매년 진행하는 업무이니 기한에 늦지 않게 마무리하는 것만 유의하면 될 것 같다.