[셀프등기] 대표이사 변경 등기 직접하기 (필요서류, 서류별 상세한 작성방법, 주의사항)

많은 경우에 여러가지 이유로 법인 등기를 회사내 담당자가 직접 진행하는 경우가 있고, 보통 이를 셀프등기라고 부른다. 법인 등기라는 것이 용어에서 부터 서류까지 익숙하지 않다보니 보통을 법무사 사무실을 통해 진행을 하지만 비용이나 시간 등의 이유로 직접 진행하는 경우도 꽤나 드물다. 나도 법무사를 통해서만 진행을 해봤지 직접 셀프등기를 해본 것은 이번이 처음이었다. 이번 포스팅에서는 초심자의 입장에서 셀프등기를 완료한 경험과 필요 서류와 각 서류별 작성방법 등에 대해 공유하고자 한다.

 

 

법인 대표이사 변경등기 진행

현재 다니고 있는 회사에는 여러가지 사업 진행을 위해 소규모의 자회사가 몇 개 있다. 아무래도 규모도 작고 대부분은 수익보다는 비용이 많다보니 내가 관계된 곳에서는 가능하면 비용을 줄이려고 하는 편이다. 그 중 한 법인의 경우 임원이 2명에 자본금 10억원 미만이면서 내가 직원으로 등록되어 있어서 셀프등기를 진행하기에 아주 좋은 곳이 있다. 그리고 마침 이 법인의 대표이사를 변경해야되는 상황이 되어서 내가 직접 진행해보게 됐다.

 

그동안 법인 등기관련 업무에 대해서는 법무사에게 선임하고, 나는 필요한 서류 정도만 전달하는 정도였다. 이번에는 내가 한번쯤 해봐야 된다는 생각과 큰 비용은 아니지만 한 번 줄여보자는 생각으로 직접 진행했다. 그리고 무엇보다 일부 조건이 맞아서 이사회 의사록을 작성하지 않아도 된다는 조건도 있어서 이정도면 처음이라도 금방 할 수 있겠다는 생각이 들었다.

 

임원 3인 미만, 자본금 10억 미만 이 조건에 해당된다면 이사회 의사록 대신 주주전원의 서면결의서로 대신할 수 있다. 아래에서 서류에 대해서는 자세히 다루겠지만, 이사회의사록을 준비해야 된다면 이 이사회 의사록을 공증을 받아야 되는 한가지 단계가 더 있어서 조금 더 할 일이 많아진다. 대신 임원 3인 미만이면서 자본금 10억 미만이라면 주주전원의 서면결의서로 대신할 수가 있어 공증을 받지 않아도 되어서 다소 수월해진다. 아무튼 이러한 조건에서 대표이사 변경 등기를 진행하게 됐다.

 

 

셀프등기 신청 전 주의사항 및 확인사항

셀프등기를 진행하기 전 몇가지 미리 확인하고 가면 좋은 내용들이 있다. 만약 몇가지 조건에 해당되지 않거나 진행하기에 다소 무리가 있을 것 같다면 그냥 법무사에게 수임하는 것도 효율적인 방법이 될 것이다. 아니면 가볍게 주의사항 정도로 읽고 넘어가도 좋다.

 

첫번째, 직원이 대리인으로서 법인등기업무를 진행할 경우 등기소 직원에게 거당할 수도 있다. 이부분은 법원등기민원 콜센터에 전화로 확인한 사항인데, 법인 등기 업무의 경우 대표이사 혹은 이를 업으로 삼고 있는 변호사, 법무사 등이 아닐 경우 접수가 거부될 수도 있다고 한다. 이는 접수 담당자마다 차이가 있을 수 있다고 하며, 한두번 정도는 허용을 해주나 계속해서 할 경우에는 안된다고 할 수도 있다고 들었다. 나같은 경우에는 접수처 담당자분이 재직증명서를 요청을 했는데, 다행히도 준비를 했기 때문에 추가로 제출했다. 만약 업무를 진행하는 사람이 대표이사 혹은 변호사, 법무사가 아니라면 거부될 수도 있고 또한 해당 법인의 직원이라는 것을 증명할수 없다면 더더욱 진행이 안될 수 있다.

 

두번째, 변경사항이 발생한지 2주 이내에 등기변경을 신청해야된다. 등기신청안내문을 보면 이사‧감사 등 취임으로 인한 등기 기간은 주주총회의 선임결의 또는 취임승낙의 효력이 발생한 날 중 늦은 날로부터 2주 이내에 대표이사 또는 대리인이 변경등기를 신청해야된다고 나와있다. 만약 2주 내에 변경등기를 신청하지 않을 경우, 500만원 이하의 과태료에 처할 수 있다고 한다. 따라서 이 2주라는 기간은 등기소에 신청하는 날을 기준으로 하니 늦지 않도록 하자.

 

세번째, 대표이사 변경 포함 이사나 감사 등의 변경등기는 회사 소재지를 관할하는 지방법원, 그 지원 또는 등기소에 신청해야된다. 간혹 관련 업무 중에 아무런 등기소를 방문해도 되는 경우가 있는데, 법인 변경등기 업무는 꼭 관할 등기소에 방문해야된다. 예컨데, 서울의 경우 법인 등기업무는 서초역에 있는 서울중앙지방법원 등기국으로 가서 처리해야 되는 것으로 알고있다. 관할 등기소가 아닌 경우 변경등기 진행이 안되니 꼭 알아보고 진행하도록 하자.

 

 

법인 대표이사 변경등기 필요서류

이제 법인 대표이사 변경등기 서류를 준비해야 된다. 법인등기는 사실 서류준비가 가장 중요하고 그 서류 준비만 잘 해도 문제없이 진행된다. 하지만 문제는 그 서류가 정확히 어떤 것들이 있는지 여기저기 검색해서 찾아볼 때마다 뭔가 조금씩 다르기도 하고, 정확하게 나오지 않은 곳들이 많았다. 아래에서 말하는 서류들은 직접 준비해서 제출했고, 완료까지 된 경험을 바탕으로 공유하는 내용들이다. 간혹 담당자마다 일부 사항들에 대해서는 조금 더 깐깐하게 기준을 잡고 요구하는 경우도 있는데, 그럴 경우에는 추가로 서류들을 보완하는 식으로 진행하면 된다.

 

대표이사 변경 상황

기존 대표이사가 대표이사직에서 사임하고, 등기임원이 아닌 사람 새로운 사람이 대표이사로 취임한 상황이라고 한다. 이 경우, 기존 대표이사는 사임을 하게 되고, 새로운 사람이 사내이사로 취임을 하고 동시에 대표이사로도 취임을 해야된다. 이 때 기존 대표이사는 대표이사는 물론 사내이사에서도 다 사임할 수도 있고, 대표이사직에서만 물러나고 사내이사는 유지할 수도 있다. 여기서는 대표이사직에서만 물러나서 사내이사는 유지하는 것으로 진행한다.

 

 

 

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필요서류

1. 주식회사변경등기신청서
2. 이사회 의사록 (공증 필요)
   - 혹은 주주서면결의서 (자본금 10억원 미만이면서 임원 3인 미만인 경우만 가능)
3. 주주명부
4. 사임하는 이사의 사임서 (대표이사 + 사내이사 사임)
5. 대표이사에서 사임한 이사의 사내이사 취임승낙서 (사내이사 취임)
6. 대표이사로 취임한 이사의 취임승낙서 (사내이사 + 대표이사 취임)
7. 정관사본
8. 위임장
9. 인감/개인 신고서
10. 인감대지
11. 등록면허세영수필확인서
12. 등기신청수수료영수필확인서
13. 제출 서류
   - 5번에서 재취임한 사내이사의 인감증명서
   - 6번에서 취임한 사내이사 겸 대표이사의 인감증명서, 주민등록등본
   - 법인인감증명서

필요서류 및 챙겨야 되는 부속서류들이 꽤 많다. 하지만 이 중 신청서와 이사회 의사록(혹은 주주전원 서면결의서) 정도만 작성에 신경쓰면 나머지는 준비만 하면 되는 서류들이다. 나를 비롯한 셀프등기에 익숙하지 않은 사람들을 위해 하나씩 설명해보려고 한다. 만약 잘 아는 사람이라면 빠르게 내려가면서 확인하면 된다.

 

 

주식회사변경등기신청서

주식회사변경등기 신청서는 위와 같이 두장으로 된 서류이다. 결국 우리가 진행하려고 하는것은 회사에 대해 변경등기를 하는 것이다. 내 경우에는 주식회가이기 때문에 주식회사변경등기신청서를 준비했고, 아마 보통 주식회사인 경우가 많을 것이다. 아무튼 이 서류는 이러한 사유로 회사에 변경사항이 생겼으니 이를 등기에 반영해달라는 정도의 신청서이다. 나머지 부속서류들은 이 신청서를 뒷받침하는 서류로 보면 된다.

 

양식은 인터넷등기소라고 검색하면 나오는 '인터넷등기소 홈페이지'로 들어가서 상단에 있는 자료센터에서 등기신청양식 페이지로 들어간다.

 

 

그리고 법인등기 탭에서 '주식회사변경' 정도로 검색을 하면 각종 양식이 나오는데, 이 중 주식회사변경등기(대표이사)로 해도 되고 그 아래 것으로 해도된다. 예시만 다르고 양식은 같았다. 

 

 

이제 신청서를 위에서부터 하나씩 작성해본다. 참고로 인터넷등기소에서 내려받은 신청서 양식에서 신청서 다음 페이지를 보면 예시와 작성요령에 대해서 친절하게 설명을 해주고 있다. 하지만 그부분도 부족할 수 있기 때문에, 특히 어디에 어떤 날인을 해야되는지 등은 자세히 나오지는 않는 곳도 있다. 우선 대략적인 내용은 위와 같이 작성했다.

 

내 경우에는 기존 대표이사가 대표이사직에서만 사임하는 거지만, 추후 이사 중임등기 등을 고려해서 날짜를 맞추기 위해 대표이사 및 사내이사에서 모두 사임시킨 뒤 새로 이사로 취임시키는 식으로 진행했다. 그러면 새로 취임한 다른 이사와 임기가 맞아서 나중에 같이 처리하기 쉽다.

 

추가로 등기번호의 경우 회사 법인등록번호 뒤의 7자리 중 6자리를 적어주면 된다.

 

 

아래에 조금 더 자세한 내용을 적어준다. 여기서 중요한 것은, 새로 취임하는 이사의 경우 꼭 주소를 적어줘야 된다. 사임하는 이사는 굳이 적어주지 않아도 되는데, 혹시모르니 같이 적어준다. 내용을 보면 위에서 얘기했듯이, 기존 대표이사 겸 사내이사였던 사람을 사임시킨 뒤 새로 사내이사로 취임하는 식으로 진행했다.

 

 

다음페이지로 넘어오면 위쪽에 이렇게 신청등기소 및 등록면허세/수수료 적는 란이 있다. 참고로 법인 변경등기는 신청할 때 창구에서 수수료를 납부하는 것이 아니라, 미리 알아서 따로 세금 및 수수료를 납부한 다음 그 영수증을 가지고 같이 신청을 해야된다. 이부분이 처음에 조금 혼동이 많이 됐었다.

 

아래에서 하나씩 설명하겠지만, 등록면허세와 지방교육세가 세트로 되어있는 세금을 납부하고, 동시에 등기신청수수료도 납부한 다음 그 금액을 여기에 적어주면 된다. 금액은 어떤 방식으로 신청을 하느냐에 따라 조금 다른데, 나처럼 직접 등기소에 방문에해서 지출할 경우에는 보통 위와 같은 금액이 나올 것이다. 이부분은 비워뒀다가 나중에 적어도 된다.

 

 

그리고 아래로 내려가면 신청인에는 회사정보를 적고, 대표이사 란에는 새로운 대표이사의 이름과 주소를 적는다. 그리고 그 오른쪽 ①번에는 '법인인감'을 날인한다. 대표 개인인감이 아니라 법인인감이다. 그리고 그 아래는 대리인의 이름과 서명을 한다. 대리인 서명은 막도장도 괜찮고 서명도 괜찮다. 이렇게 하면 신청서는 완료된다. 모를때는 어렵지만 알면 아주 쉽다.

 

 

이사회의사록 혹은 주주서면결의서

다음은 대표이사를 변경한다는 내용의 이사회의사록 혹은 주주서면결의서이다. 우선 이사회의사록을 작성해야 되는데, 이사회의사록은 보통 어느정도의 폼이 있으니 이를 참고해서 적당히 만들어야된다. 중요한 것은 이사회의사록을 작성한 뒤 공증을 받아서 제출을 해야된다는 것이고, 셀프등기를 하는 우리는 이 공증이라는 것을 받아야돼서 손이 한 번 더 가게 된다.

 

하지만 신청하는 회사의 자본금이 10억원 미만이면서 이사가 3인 미만이라면 주주전원의 서면결의서로 이사회의사록을 대신할 수 있다. 다행히도 내가 진행하려는 이 회사는 이사가 3인 미만이면서 자본금도 10억원 미만이라 주주서면결의서로 대체할 수 있었다.

 

주주 서면결의서 양식은 회사에 따라서 혹은 참고하는 인터넷 게시글에 따라서 다를 수 있다. 나 같은 경우에는 위와 같이 작성해서 진행을 했다. 참고로 주주가 1명이라면 1명의 날인과 그 날인에 대한 인감증명서를 준비하면 되고, 그 이상이라면 그 인원 전원에 대한 날인 및 인감증명서를 준비하면 된다.

 

 

주주명부

주주명부는 보통 회사에 양식이 있어서 따로 설명 없이 준비가 가능할 것이다. 다만, 주주 중에 법인이 있을 경우, 그 법인의 주주명부도 준비해서 자연인이 나올 때 까지 준비하는 것을 추천한다. 이부분은 변경등기시 자연인이 나올 때 까지 준비하라고는 되어있는 것을 확인하지는 못했지만, 혹시 모르니 나는 이렇게 준비해서 제출했다.

 

 

사임서 및 취임승낙서

위의 필요서류 중 4~6번에 해당하는 서류이다. 내 경우에는 기존 사내이사 겸 대표이사가 사임하는데에 필요한 사임서 한 부, 사임한 기존 사내이사 겸 대표이사가 새로 사내이사로 취임하는데에 필요한 취임승낙서 한 부, 새로운 사내이사 겸 대표이사의 취임승낙서 한 부 이렇게 총 세 부이다. 양식은 특별히 정해진 것은 없고, 애초에 크게 들어갈 내용도 없다. 사임일자와 취임 일자만 서로 문서간에 틀리지 않게 잘 맞추면 된다.

 

 

정관사본

본인 회사의 정관 사본을 한 부 첨부해야 된다. 정관은 첫장에 원본대조필을 표시해서 법인인감으로 날인을 하고, 정관 페이지마다 간인을 한다.

 

 

위임장

물론 신청서에 위임인을 기입하지만 위임장을 한 번 더 작성해준다. 보통 위임장은 회사에서 따로 작성하는 방식이 있으므로 그에 맞추면 된다.

 

 

인감개인 신고서, 인감대지

다음은 인감개인신고서와 인감대지이다. 인터넷에 찾아보니 인감개인신고서만 작성해도 되고, 인감대지는 안해도 된다는 것도 있었고, 둘 다 작성해야된다는 것도 있었다. 어차피 인감대지는 작성이 아주 쉬우니 그냥 두 개 다 준비하기로 했다. 인감개인신고서는 법인인감을 등록하기 위한 서류인데, 법인인감이 변경됐을 때 혹은 대표이사가 변경됐을 때도 작성하여 신고해야된다.

 

우선 인감개인신고서는 왼쪽 위 파란색박스 안의 ①에는 법인인감을 날인해주고, 빨간색박스 ②, ③에는 새로 취임한 대표자의 개인인감을 날인해준다. 그리고 검은색 박스 안에 각각 내용을 기입한다. 인감대지 역시 파란색박스에 법인인감, 검은색박스에 정보를 기입하면 된다.

 

 

등록면허세영수필확인서, 등기신청수수료영수필확인서

이제 앞서 신청서를 작성할 때 얘기했던 그 세금과 신청수수료를 납부하고 관련 서류를 준비할 차례이다. 바로 등록면허세를 신고 및 납부하면 발급받을 수 있는 등록면허세영수필확인서와 등기신청수수료를 납부하고 발급받을 수 있는 등기신청수수료영수필확인서이다. 이 둘은 등기소에 있는 기기에서도 납부가 가능하지만 개인적으로는 온라인으로 처리해서 출력해가는 것이 더 편한 것 같다.

 

참고로 신고 및 납부는 편하지만 영수필확이서라는 것이 어떤 것을 받아서 제출해야되는지 조금 헷갈릴 수 있다. 이 둘을 신고, 납부, 발급하는 방법에 대해서는 아래의 포스팅에서 아주 세세하게 한단계 한단계식 차례로 다루어 놓았으니 여기서 확인하면 된다.

 

[셀프 등기] 등록면허세 등기신청수수료 영수필확인서 발급방법 (납부에서 발급까지)

 

 

등기소 서류 제출하기

서류는 모두 준비가 됐고, 이제 서류를 제출하러 등기소로 가야된다. 관할 등기소로 가면 되고 서울관할 경우, 법인변경등기는 서초역에 있는 서울중앙지방법원 등기국으로 가야되는 것으로 알고 있다. 위치는 2호선 서초역에서 걸어서 5분 정도로 아주 가깝다. 정면 입구로 들어가서 1층 오른편에 있는 곳에서 진행했고 접수처 담당자분께서 간략히 서류 검토 후 등기관 검토 후 수정사항이 있을 경우 연락이 갈 것이라고 했다. 그렇지 않다면 영업일로 대략 4일 정도내로 완료된다고 했다.

 

 

셀프등기 완료

대표이사 변경 등기를 셀프등기로 마쳤다. 그리고 등기 신청 후 대략 3영업일쯤 됐을때 쯤, 이정도 등기가 완료되지 않았을까 싶었다. 문제없이 변경 완료시 통보를 해준다는 얘기는 못들은 것 같아서 직접 확인해야겠다 싶어서 인터넷등기소에서 법인등기부등본 조회를 했다. 처리가 됐는지 등기소에 전화를 해볼까 하다가 그냥 700원 내고 조회를 했다. 다행히도 문제 없이 변경 완료됐다.

 

대표이사 변경 등기는 여기서 완료된 것이지만 관련해서 추가로 진행해야되는 것들이 있다. 그 중 하나가 바로 법인 인감카드 계속사용신청을 하는 것이다. 만약 대표이사를 변경한 뒤 이를 하지 않으면 법인인감카드를 사용할 수 없다. 셀프등기를 했다면 이 과정도 필수로 진행해야된다. 법인 인감카드 계속사용신청은 아래 포스팅에서 다루었으니 이어서 진행하면 된다.

[셀프등기] 법인 인감카드 계속사용신청서 작성 및 제출하기 (폐기간주된 인감카드입니다 해결)